Manajemen Waktu

Manajemen Waktu adalah satu set keterampilan yang dapat membantu anda menggunakan waktu dengan sangat efektif dan produktif, tentunya sejauh kemampuan yang anda miliki. Dengan penerapan keterampilan manajemen waktu ini anda akan belajar untuk:
- Menentukan mana hal yang mesti diutamakan dan mana yang diabaikan
- Menggunakan waktu seefektif mungkin
- Meningkatkan waktu produktif
- Mengontrol gangguan yang dapat menghabiskan waktu dan merusak alur waktu yang telah dibuat
- Meningkatkan efektivitas dan mengurangi stress

Apabila anda dapat waktu kerja lebih efektif, anda akan dapat mengurangi tekanan/ stress dengan:
- Lebih mampu mengontrol apa yang anda lakukan
- Menjadi proaktif
- Menikmati aktivitas yang tengah anda lakukan
- Memberi waktu yang lebih bagi diri sendiri untuk rileks dan menikmati kehidupan anda diluar aktivitas dan kesibukkan.

Pusat Kemampuan Manajemen Waktu:
Konsentrasi pada hasil tujuan dan hindari kesibukkan

Kebanyakan orang menghabiskan hari-harinya dengan aktivitas yang sangat padat namun hanya mendapatkan sedikit hasil. Hal tersebut diakibatkan tidak adanya konsentrasi terhadap tujuan yang semestinya. Para pakar manajemen waktu menyebut hal ini sebagai ‘Prinsip Pareto’ dengan aturan 80/20, maksudnya apabila anda melakukan banyak hal (80%) yang menyebabkan tidak fokus maka hasil yang akan didapat hanya sedikit (20%). Dan sebaliknya jika anda fokus terhadap 20% bidang tugas maka hasilnya akan optimal (80%). Dengan penerapan manajemen waktu, termasuk perencanaan, anda dapat merombak ketidakfokusan ini dengan memastikan bahwa anda akan senantiasa berkonsentrasi sejauh kemampuan kita untuk melakukan aktivitas yang bernilai tinggi.

Mengapa banyak orang tidak mengatur waktunya ?
Beberapa hal yang menyebabkan banyak orang tidak mengatur waktunya adalah:
- Mereka tidak sadar akan pentingnya waktu dalam kehidupan
- Mereka malas untuk membuat perencanaan
- Mereka senang dengan hal-hal yang mendesak dan terburu-buru
- Mereka menikmati keadaan dan manajemen kritis

Apa saja bekalnya..?
Mula-mula yang mesti anda punyai adalah keterampilan-keterampilan dasar yakni:
- Bagaimana anda mengevaluasi waktu yang telah digunakan
- Bagaimana anda memfokuskan pada prioritas anda
- Bagaimana anda merencanakan penggunaan waktu yang efektif
- Bagaimana anda membuat tambahan waktu
- Bagaimana anda menghindari gangguan

Selain keterampilan dasar, anda juga mesti mengetahui perangkat-perangkat dasar dalam mengatur waktu yakni:
- Daftar aktivitas
- Delegasi
- SWOT
- Keterampilan membaca
- Keterampilan menulis
- Prioritas untuk dikerjakan
- Assesment waktu dan PERT

Bagaiman memulainya
Menyadari waktu (matematika hidup)
Sebelum beranjak pada pembahasan yang mendalam mengenai manajemen waktu, cobalah anda melakukan sebuah hitungan yang sederhana. Apabila dalam satu hari (24 jam) daftar aktivitas anda adalah sebagai berikut:
Tidur: 8 jam
Sekolah : 6 jam
Nonton TV: 2 jam
Maka anda dapat melihat bahwa tidur menghabiskan 8/24 jam atau 1/3 hari yang dipunyai, sekolah menghabiskan 6/24 atau 1/4 hari yang anda punyai dan nonton TV menghabiskan 2/24 atau 1/12 hari yang anda punyai. Andaikan saja umur hidup anda 60 tahun maka 20 tahun dihabiskan ‘hanya’ untuk tidur..??, 15 tahun dihabiskan untuk sekolah dan 5 tahun untuk menonton TV.

Meninjau aktivitas harian
Setelah anda menyadari betapa penting sebenarnya waktu anda, maka selanjutnya adalah meninjau bagaimana aktivitas-aktivitas anda dalam lingkup harian. Cara yang cukup sederhana, untuk melakukan hal ini adalah dengan menggunakan daftar aktivitas yang dibuat jangka waktu per 15 menit

Mengevaluasi waktu yang sudah digunakan
Setelah satu hari berjalan, daftar aktivitas yang anda punyai kemudian dievaluasi. Kelompokkan aktivitas-aktivitas tersebut dalam empat bagian besar:

Kuadran I : Aktivitas Penting dan Mendesak Kuadran II : Aktivitas Penting dan Tidak Mendesak

Kuadran III : Aktivitas Tidak Penting dan Mendesak Kuadran IV : Aktivitas Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Setelah dikelompokkan, anda dapat melihat di bagian kuadran mana waktu yang anda punyai dihabiskan. Biasanya bagi orang yang kurang pandai mengatur waktu maka alokasi aktivitas terbesar adalah di kuadran I dimana orang tersebut terus menerus dikejar pekerjaan, tugas, dan lainnya yang mendesak dan penting. Selain itu kadang-kadang orang semacam ini juga sering terjebak dikuadran IV dengan melakukan hal-hal yang sebenarnya tidak penting dan tidak mendesak misalnya menonton TV, Hal ini disebabkan adanya pembebanan yang lebih (stress) sehingga kuadran IV menjadi pelarian bagi segala kepusingan dan ke-BT-annya

Nah setelah mengetahui distribusi aktivitas pada kuadran yang ada maka selanjutnya adalah mengurangi aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat dan menggantinya dengan aktivitas yang lebih bermanfaat.

Bagaimana anda tahu satu aktivitas itu bermanfaat atau tidak

1. Merumuskan tujuan
Nah, disinilah anda mesti dapat mengetahui tujuan yang akan dicapai, dengan mengetahui tujuan yang akan diraih maka anda akan mempunyai banyak keuntungan:
Anda akan lebih fokus terhadap tujuan tersebut (ingat prinsip pareto 80/20)
Anda dapat memanfaatkan waktu dan sumber daya yang ada seoptimal mungkin

2. Membuat perencanaan
Setelah tujuan terpetakan maka selanjutnya membuat perencanaan untuk mencapai tujuan yang bersangkutan. Perencanaan ini disusun berdasarkan peran-peran yang anda punyai saat itu

Sehingga dengan adanya perencanaan ini, anda akan dapat melihat bahwa tidak ada satu detik pun waktu dari yang anda punyai itu tidak bermanfaat, seluruh waktunya optimal digunakan.

Bagaimana kalau ada jadwal yang bentrok..?
Ketika tujuan sudah anda buat, perencanaan seminggu sudah disusun, maka anda pun menjalaninya.. Kadangkala ada aktivitas yang penting yang saling bertabrakan waktunya, apa yang akan anda lakukan..?
Dua senjata untuk menghadapinya adalah Prioritas dan Delegasi
Prioritas adalah mendahulukan yang paling utama diantara yang utama. Hal ini dapat diukur dari tujuan yang sudah anda tetapkan pada minggu tersebut.
Delegasi adalah memberikan mandat/ wewenang tugas yang tengah anda emban kepada teman/ relasi anda.

Posted in: Tausyiah